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Assistant d’unité – CDD (H/F)

Association des Etats de la Caraïbe Published: 12 mai 2017

Description

Les ressortissants intéressés et qualifiés des Etats Membres et Membres associés sont invités à soumettre leurs candidatures pour pourvoir le poste suivant à l’Association des Etats de la Caraïbe.

Titre du poste: Assistant d’unité

Bureau des Conférences et du Protocole

Niveau: Personnel temporaire

Sous la responsabilité de : Fonctionnaire chargé des Conférences et du

Protocole

Type d’engagement: Temps complet

Durée de l’engagement : 11 mois

 

FONCTIONS DU POSTE :

Sous la direction du Fonctionnaire chargé des Conférences et du Protocole, le titulaire exercera la fonction d’Assistant au Bureau des Conférences et du Protocole fournissant des services d’ordre général.

OBLIGATIONS ET RESPONSABILITES:

 Rédiger des lettres, des fax, des notes verbales, des notes circulaires, des courriels ou tout autre document dans les langues officielles de l’AEC - espagnol, anglais et français (le cas échéant);

 Fournir une assistance logistique incluant la préparation des documents pour toutes les réunions qui sont du ressort de l’Unité des Conférences et du Protocole;

 Traduire des documents courts;

 Classer les copies électroniques et papier des documents concernant l’Unité ;

 Copier et transmettre toutes les correspondances aux archives générales du Secrétariat;

 Envoyer des correspondances par courrier postal, messagerie, en mains propres, par télécopieur et / ou courriel quand on le lui demande;

 Gérer les emails au besoin;

 Organiser les rendez-vous et gérer l'agenda du Fonctionnaire chargé des Conférences et du Protocole de façon opportune, diplomatique et diligente en adressant des confirmations, des regrets et des rappels à tous les intéressés;

 Préparer des dossiers pour les missions officielles du Fonctionnaire chargé des Conférences et du Protocole, en coordination avec d'autres directions, fonctionnaires, et institutions concernées et/ou personnel comme il faut ;

 Préparer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et les demandes concernant le gaz pour le Fonctionnaire chargé des Conférences et du Protocole;

 Aider au suivi des demandes concernant les formulaires de réclamation médicale présentés par le Fonctionnaire chargé des Conférences et du Protocole à l'Unité des ressources humaines ;

 Assister à soumettre et surveiller les demandes des traductions ;

 Participer à des activités, séminaires, ateliers et conférences quand on le lui demande ;

 Aider aux tâches d'accueil afin de soulager le/la réceptionniste pendant les pauses prévues ou en cas d'absence du bureau ; et

 Réaliser toute autre tâche administrative générale assignée par le Fonctionnaire chargé des Conférences et du Protocole.

 

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE:

 Une licence en relations internationales et/ ou en une autre discipline similaire ;

 Un diplôme en gestion des évènements serait un aout.

 Expérience :

a) Un minimum de six (6) mois d’expérience en matière de rédaction des rapports et prestation des services de soutien administratif ;

b) Expérience dans la gestion du protocole des réunions ; et/ou

c) Expérience professionnelle dans une organisation internationale ou inter-
gouvernementale serait considérée comme un atout.

 

CONNAISSANCES ET COMPETENCES:

 Les langues officielles de l’AEC sont l’anglais, le français et l’espagnol.

Pour le poste annoncé, le candidat doit posséder une excellente capacité de communication écrite et orale dans deux (2) des langues officielles de l’AEC. La maîtrise d’une (1) langue officielle (autre que sa langue maternelle) est exigée. Des certificats justifiants les compétences linguistiques doivent être joints. La connaissance pratique d’une troisième langue serait incontestablement considérée comme un atout.

 Excellente connaissance de MS Office Suite ;

 Solides compétences relationnelles ;

 Compétences organisationnelles ;

 Capacité de travailler sous pression ;

 Aptitude à accomplir des tâches multiples ; et

 Capacité de travailler de manière autonome.

 

REMUNERATION D’ENSEMBLE :

 Rémunération mensuelle: $7,720.44 Dollars Trinidadiens (exonérée d’impôt) ; et

 Assurance santé collective.

 

EVALUATION:

L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste inclura un entretien basé sur les compétences, une évaluation de la maitrise des langues et une évaluation des compétences.

 

PROCEDURES POUR LA SOUMISSION DES CANDIDATURES:

Les candidats doivent présenter les documents suivants pour examen :

1. Curriculum vitae complet;

2. Attestation de diplôme universitaire ;

3. Attestations certifiant les compétences linguistiques (pas pour la langue maternelle) ; et

4. Noms de trois répondants et informations de contact.

 

Les candidats doivent remplir le formulaire contenant le résumé du profil du poste inclus dans l’annonce de poste vacant sur le site Web. Le fait de ne pas remplir ce formulaire entraînerait automatiquement le rejet de la candidature. Il faut remplir le formulaire avec Adobe Acrobat ou Adobe Acrobat Reader DC. N’essayez pas de compléter le document utilisant un navigateur Web.

Les candidatures doivent être adressées à:

Dr. June Soomer

Secretary General

Association of Caribbean States

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

Et envoyées par mèl à: hrcontact@acs-aec.org

 

Les détails fournis ci-avant résument la nature et le niveau des taches normalement assignées à ce poste. Ceci ne constitue pas une liste exhaustive de ces tâches. Des obligations afférentes et additionnelles peuvent être assignées s’il est nécessaire et pour que l’Association fonctionne de manière efficace.

Seulement les candidatures envoyées électroniquement seront prises en considération.

Toute candidature transmise ne doit pas dépasser 5MB.

En raison du grand volume de candidatures reçues, seulement les candidats présélectionnés seront contactés pour une interview. Ces candidats recevront aussi la notification du résultat final du processus de sélection.

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